はじめに

業務の進行状況を管理する際、「今、誰が対応中なのか」「次は誰に回せばいいのか」といった情報を把握するのは意外と大変ですよね。Excelやスプレッドシートで管理している場合、ステータス欄を手入力で更新したり、担当者に口頭で確認したりと、手間がかかる上にミスも起こりがちです。

kintoneには、こうした課題を解決する「プロセス管理」という便利な機能があります。この記事では、ITに詳しくない方でも理解できるよう、プロセス管理の基本から実際の活用例まで、わかりやすく解説していきます。

プロセス管理とは？普通のステータス管理との違い

Excelによる一般的なステータス管理の課題

多くの企業では、業務の進捗を「未対応」「対応中」「完了」といったステータスで管理していると思います。ただし、これらをExcelのドロップダウンで管理する場合、以下のような問題が起こりがちです。

• 誰でも自由に変更できてしまう：本来は承認者だけが「承認済み」にすべきなのに、申請者が誤って変更してしまう
• 処理の順番が守られない：「申請中」→「承認済み」→「完了」という流れがあっても、いきなり「完了」に変更できてしまう
• 担当者が不明確：今、誰が対応すべきなのかがパッと見てわからない
• 通知が漏れる：ステータスが変わったのに、次の担当者に連絡し忘れる

kintoneの「プロセス管理」ならこう解決

kintoneのプロセス管理は、業務の流れ(ワークフロー)をシステムに組み込んでしまう機能です。具体的には次のような特徴があります。

1. ステータスごとに操作できる人を制限できる

例えば「申請中」というステータスでは申請者本人しか編集できず、「承認待ち」では承認者だけが承認ボタンを押せる、といった設定が可能です。これにより、権限のない人が勝手にステータスを変更してしまうミスを防げます。

2. 業務の流れに沿ったボタンが自動で表示される

「申請する」「承認する」「差し戻す」といった、その時点で必要なアクションだけがボタンとして表示されます。次に何をすればいいのかが一目瞭然で、迷うことがありません。

3. ステータスが変わると自動で通知される

プロセスが次の段階に進むと、担当者に自動で通知が届きます。わざわざメールやチャットで「承認お願いします」と連絡する手間が省けます。

4. 誰が、いつ、何をしたのかが記録される

各ステータスで誰が承認や差し戻しをしたのか、いつ処理されたのかが自動で記録されます。後から「誰が承認したっけ?」と確認する際にも便利です。

具体的な活用シーン

プロセス管理がどんな業務で役立つのか、具体例を見ていきましょう。

事例1：稟議・承認申請

業務の流れ

申請 → 上長承認 → 部長承認 → 経理確認 → 完了

プロセス管理を使うメリット

• 申請者は「申請する」ボタンを押すだけで、自動的に上長に通知が届く
• 上長が承認すると、自動で次の承認者(部長)に回る
• 差し戻しがあった場合も、申請者にすぐ通知され、修正後に再申請できる
• 誰の承認待ちなのかが可視化され、滞留している案件をすぐに発見できる

事例2：問い合わせ対応管理

業務の流れ

受付 → 担当者割当 → 対応中 → 確認待ち → 完了

プロセス管理を使うメリット

• 受付が、「担当者」フィールドに対応担当者を登録し、「担当者割当」ボタンを押すと、選んだ担当者に自動で通知
• 担当者は自分の対応が必要な問い合わせだけを一覧で確認できる
• 「確認待ち」状態では顧客が返信するまで編集できないよう条件設定し、誤操作を防ぐ
• 各段階での対応者と対応日時が記録され、対応品質の振り返りに活用できる

事例3：採用選考プロセス

業務の流れ

書類選考 → 一次面接 → 二次面接 → 最終面接 → 内定

プロセス管理を使うメリット

• 各選考段階で評価担当者を設定し、該当者だけが評価を入力できる
• 採用プロセスを進めると、自動で次の面接官に通知される
• 不合格の場合は専用のステータスに移動し、人事担当者が一括で不採用メールを送れる
• 各段階での評価コメントが時系列で記録され、選考履歴が一目でわかる

プロセス管理の設定方法

実際にプロセス管理を設定する際の基本的な手順をご紹介します。

ステップ1：アプリの準備

まず、管理したい業務内容を入力できるアプリを作成します。稟議申請であれば、「件名」「申請内容」「金額」などのフィールドを用意します。

ステップ2：ステータスの設定

アプリの設定画面から「プロセス管理」を選択し、業務の流れに沿ったステータスを定義します。

例：未申請 → 申請中 → 上長承認待ち → 部長承認待ち → 承認済み

ステップ3：作業者の設定

各ステータスで誰が作業できるのかを設定します。

• 「申請中」：申請者本人のみ
• 「上長承認待ち」：上長グループのメンバー

ステップ4：アクションの設定

各ステータスで表示するボタン(アクション)を設定します。

• 「申請中」では「申請する」ボタン
• 「上長承認待ち」では「承認する」「差し戻す」ボタン

ステータスが変更されたときに、次の作業者に自動で通知が送信されます。

設定が完了すれば、すぐに使い始められます。プログラミングの知識は一切不要で、画面上の設定だけで実現できるのがkintoneの魅力です。

プロセス管理を使う際のポイント

シンプルな流れから始める

最初から複雑なワークフローを作ろうとすると、設定も運用も大変になります。まずは主要な流れだけを設定し、運用しながら必要に応じて改善していくのがおすすめです。

イレギュラー対応も考慮する

実際の業務では、承認者が不在で代理承認が必要になったり、緊急案件で途中の承認をスキップしたりすることもあります。そうしたイレギュラーケースにも対応できるよう、あらかじめ設定しておくと安心です。

関係者に事前説明する

新しいシステムを導入する際は、関係者全員に使い方や目的をしっかり説明することが大切です。特に承認者の方々には、どのように通知が届き、どこで承認操作をするのかを丁寧に伝えましょう。「ラベル」フィールドを用いて、kintoneの画面上に操作説明を追加してもよいでしょう。

まとめ

kintoneのプロセス管理は、単なるステータス管理ではなく、業務の流れそのものをシステム化できる機能です。適切に設定すれば、次のような効果が期待できます。

• 業務の進行状況が可視化され、滞留や遅延をすぐに発見できる
• 承認や確認の漏れがなくなり、業務の品質が向上する
• 誰が何をすべきかが明確になり、担当者の負担が軽減される
• 作業履歴が自動で記録され、監査やトラブル時の確認がスムーズになる

「今の業務の流れをもっとスムーズにしたい」「承認フローをデジタル化したい」とお考えの方は、ぜひkintoneのプロセス管理機能をご検討ください。

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