情シス運用ブログ、始まります！

こんにちは、チョイデジ株式会社です！

チョイデジ株式会社は「ちょっとずつ、ちょうどいいデジタル化。」をコンセプトに、企業のIT活用・DXの支援を行っています。

これから定期的に、社内情報システムのご担当者様・ITにご関心のある経営者様向けに、各種SaaSの活用方法や、業務運用アドバイスをお届けするブログを配信します。

まずは、弊社でおすすめしている「Google Workspace（グーグル ワークスペース）」の具体的な設定方法や活用事例を分かりやすく解説するブログシリーズを始めます。実際の画面キャプチャを交えた手順説明から、業界別の活用アイデアまで、実務に直結する情報をお届けします。

社内で既にGoogle Workspaceを利用されている方には、より効果的な活用方法を。Google Workspaceに興味のある方には、導入の第一歩となる情報を提供いたします。ぜひご覧ください！

もうサーバー管理に振り回されるのは終わりにしませんか？

複数の人が同じファイルを編集して、結局どれが最新版か分からない…。

外出先から急ぎの資料を確認したくても、VPNが繋がらない…。

そんな日々にお疲れではありませんか？

実は、これらの問題をまとめて解決できるのが「Google Workspace」なのです。「クラウドって本当に安全なの？」「社員が使いこなせるか心配…」そんな不安をお持ちの経営者様・IT担当者様に向けて、今回はGoogle Workspaceの全貌を分かりやすく解説いたします。

Google Workspaceとは？「会社のIT環境を丸ごとクラウド化する仕組み」

Google Workspaceを一言で表現するなら、「会社で使うメール・ファイル・会議・チャットなどを、すべてインターネット上で安全に管理できるサービス」です。

今までの働き方 vs Google Workspace導入後

【従来の環境】

• 会社のサーバー室で物理的な機器を管理
• 故障したら業者を呼んで修理
• 外出先からはVPN接続が必要（接続できないことも…）
• ファイルは社内の共有フォルダに保存
• メールサーバーも社内で運用

【Google Workspace導入後】

• すべてがクラウド（インターネット上）で動作
• メンテナンスはGoogleが対応
• インターネットに繋がれば世界中どこからでもアクセス可能
• ファイルは自動でバックアップ・同期
• メールもクラウドで管理され、容量を気にする必要なし

つまり、IT管理の手間を大幅に削減しながら、柔軟な作業環境を手に入れることができるのです。

①Gmail～もうメールサーバーの容量不足で悩まない～

従来のメール環境でよくある困りごと

• 「メールボックスの容量が満杯です」の警告が頻繁に出る
• 添付ファイルが大きすぎて送信できない
• 外出先からメールチェックができない

Google WorkspaceのGmailで解決

容量の心配が不要
一人あたり30GB〜無制限の大容量メールボックス（プランにより異なる）で、容量不足でメールが受信できなくなる心配はほぼありません。

大容量ファイルの共有も簡単
25MBを超える大きなファイルは自動的にGoogleドライブ（詳細は後述）にアップロードされ、相手にはダウンロード用のリンクが送られます。メールが重くなることもありません。

どこからでもアクセス可能
スマートフォン、タブレット、ノートパソコン等、どのデバイスからでも同じメール環境にアクセスできます。

②Google チャット～メールより早く、電話より記録に残る～

社内コミュニケーションの新しいスタンダード

従来の社内連絡はメールか電話が中心でしたが、Google チャットを使えば、メールによる「記録」、電話の「早さ」の両方のメリットを享受できます。

リアルタイムでサクサク連絡
「○○の件、どうなってますか？」といった簡単な確認も、メールのように件名や挨拶文を考える必要なし。LINEのような感覚で気軽にやり取りできます。

プロジェクト別にスペース作成
案件ごと、部署ごとに「スペース」を作成すれば、関係者だけで情報を共有できます。新しいメンバーが参加しても、過去の履歴をさかのぼって確認可能です。

ファイル共有も一瞬
チャット内で直接ファイルを共有できるため、「添付ファイルはこちらです」といったメールを送る手間が不要です。

③Google スプレッドシート～Excelのバージョン迷子にサヨナラ～

複数人でのファイル編集、こんな経験ありませんか？

• Aさんが編集したファイルをBさんがさらに編集
• でもAさんは古いバージョンで作業を続けている
• 気がついたら複数のバージョンが存在し、どれが最新か分からない

Google スプレッドシートなら同時編集が当たり前

リアルタイム同時編集
複数の人が同じファイルを同時に編集できます。Aさんがセル「A1」を編集している間に、Bさんがセル「C5」を編集することも可能。お互いの作業がリアルタイムで表示されます。

自動保存で作業内容が消えない
「保存し忘れて作業が無駄になった」ということは起こりません。すべての変更は自動的に保存されます。

変更履歴で「誰がいつ何を変更したか」が丸わかり
「この数字、誰が変更したんだろう？」そんな疑問も、変更履歴機能ですぐに解決。必要に応じて以前のバージョンに戻すこともできます。

④Google フォーム～アンケートや申込受付を5分で作成～

紙のアンケートやFAXから卒業

アンケートの作成がカンタン
ドラッグ&ドロップの簡単操作で、選択式・記述式など様々な形式の質問を作成。回答は自動的にスプレッドシートに集計されるため、手作業での集計作業は不要です。

社内の各種申請もデジタル化
有給申請、イベント参加申込など、これまで紙やメールで行っていた申請業務もGoogle フォームでスマート化。アナログな集計作業から解放されます。

⑤Google スライド～複数人での作業もスムーズに～

プレゼン資料の作成・共有が劇的に改善

複数人での資料作成がスムーズ
営業資料を作成する際、文章担当・グラフ作成担当・デザイン担当が同時に作業可能。メールで「修正版を送ります」といったやり取りは不要です。

プレゼン当日のトラブルが激減
「ファイルをUSBで持参したら、会場のパソコンで開けなかった」「PowerPointのバージョンが違ってレイアウトが崩れた」そんなトラブルとは無縁。インターネットに繋がっていれば、どこでも同じように表示されます。

⑥Google ドキュメント～Wordファイルを複数人で編集する際のストレス解消～

文書作成の共同作業が当たり前に

契約書の作成効率が向上
複数の部署が関わる契約書作成で、「法務部の確認待ち」「営業部の修正待ち」といった待ち時間を大幅短縮。関係者が同時に確認・修正できます。

コメント機能で建設的な意見交換
「この部分の表現をもう少し分かりやすく」といった提案も、該当箇所に直接コメントを残せます。メールで「3ページ目の中段について…」と説明する手間が省けます。

⑦Google ドライブ～ストレスフリーなファイル共有～

ファイル管理の不安から解放

自動バックアップで安心
「昨日まで作業していたファイルが消えた！」「パソコンが壊れて重要な資料が…」そんな心配は不要。すべてのファイルは自動的にクラウド上に保存されます。

容量不足でパソコンが重くなることもナシ
ファイルはクラウド上に保存されるため、パソコンのハードディスク容量を圧迫しません。必要な時だけファイルをダウンロードして使用できます。

社外パートナーとの資料共有も安全
「この資料を○○会社の田中さんと共有したい」そんな時も、メールに添付する必要なし。共有リンクを送るだけで、相手は最新版にアクセスできます。

⑧Google カレンダー～会議のダブルブッキングを根絶～

スケジュール管理の悩みを解決

参加者全員の空いている時間が一目で分かる
会議の日程調整で「Aさんは火曜日が空いているけど、Bさんは…」といった確認作業は不要。参加者全員のカレンダーを重ねて表示し、全員が空いている時間帯を瞬時に発見できます。

会議室の予約も連動
会議のスケジュールを作成する際、同時に会議室の予約も可能。「会議室が取れていなかった」というトラブルを防げます。

⑨Google Meet～もう会議のために片道1時間かける必要なし～

移動時間ゼロで効率的な打ち合わせ

高品質なビデオ会議がワンクリック
カレンダーの会議予定に自動的にMeetのリンクが追加されるため、時間になったらクリックするだけで会議開始。特別なソフトのインストールも不要です。

画面共有で資料説明もスムーズ
「今お送りした資料の3ページ目を見てください」ではなく、自分の画面を共有して「今表示されているこの部分について…」と具体的に説明できます。

録画機能で議事録作成の負担軽減
重要な会議は録画保存が可能。後から内容を確認したり、欠席者に共有したりできます。

⑩Gemini AI活用～全社員に有能な秘書がつく～

AI機能で日常業務を効率化

【Gmail】「下書き」をAIがその場で代筆

他の生成AIから別画面で生成した文章をコピー＆ペーストする必要はありません。

• 謝罪や交渉などの難しいメール： 文脈を読み取り、適切なトーンで即座にドラフトを作成。
• 外出先での返信： スマホから「承諾の旨を丁寧に伝えて」と指示するだけで、完璧な返信文が完成します。

【ドキュメント・スプレッドシート】資料作成の「最初の一歩」をゼロに

真っ白な画面を前に悩む時間はもう終わりです。

• レポート作成： スプレッドシートの売上データを参照しながら、Google ドキュメント上で「このデータから月次レポートの構成案を作って」と頼むだけ。
• データ整理： 散らばった顧客アンケートの結果を、一瞬で表形式にまとめたり、要約したりすることが可能です。

【Google Meet】会議は「参加するだけ」でOK

議事録担当が発言をメモし続ける必要はありません。

• 自動生成の精度： 「誰が何を発言したか」「何が決定したか」「次のアクションは何か」をGeminiが自動で整理。
• 振り返りの効率化： 会議終了後、すぐに整理された議事録が共有されるため、チームの意思決定スピードが圧倒的に向上します。

でも、本当にうちの会社でも使いこなせるの？

段階的な導入で失敗リスクを最小化

多くの企業様が心配されるのが「社員が新しいシステムに慣れるかどうか」です。
Google Workspaceは機能が豊富なぶん、一度に全ての業務を移行しようとすると現場の混乱を招きかねません。以下のような段階的なステップで導入するのがよいでしょう。

第1段階：メールから始める
まずはGmailだけを導入し、使い方に慣れる

第2段階：ファイル共有を追加
Google ドライブでファイル共有を開始

第3段階：コミュニケーション機能を活用
Google チャットやMeetを使い始める

第4段階：AI機能で効率化
慣れてきたらGeminiを活用して業務効率を向上

コスト面はどうなの？費用対効果

見えるコストと見えないコスト

「Google Workspaceは月額料金がかかるから、今の自社サーバーの方が安いのでは？」 そう思われるかもしれません。しかし、実は目に見えるサーバーリース代以外にも、多くの隠れたコストが会社経営を圧迫しています。
クラウド化によって削減できる、驚きの「見えないコスト」を整理してみましょう。

その「サーバー維持費」、実はもっと削減できるかもしれません

物理的な維持コスト（ハード・インフラ）

自社でサーバーを抱えることは、小さな発電所を運用しているようなものです。

• 電気代・冷房代： 24時間365日稼働し続けるサーバーと、それを冷やすための空調代は、年間で計算すると決して無視できない金額になります。
• スペースコスト： サーバーラックが占有しているオフィスの坪単価も、実はコストの一部です。

リスクと管理のコスト（人件費・保守）

最も見落としがちなのが、IT担当者の「時間」という資産です。

• 障害対応・メンテナンス： 休日や夜間のサーバーダウン、OSのアップデート対応。これらに費やされる人件費は、本来「攻めのIT」に投資すべき貴重なリソースです。
• バックアップとセキュリティ： 災害対策（DR）やバックアップシステムの構築・運用にかかる膨大な費用と心理的負担。これらはすべてGoogleの堅牢なインフラに任せることができます。

Google Workspaceなら、これらすべてが「月額料金」に集約

Google Workspaceの導入は、単なるメールツールの導入ではありません。ITインフラの外注化です。

• 月額料金：1ユーザーあたり800円〜（※プランにより異なります）

このわずかな月額料金の中に、サーバー機材、電気代、バックアップ、強固なセキュリティ、そしてメンテナンスの手間すべてが含まれています。

価格はこちらからご確認ください。おすすめは機能豊富なBusiness Standardプランです。

未来の働き方は、もう始まっている

Google Workspaceの導入は、単なる「システムの置き換え」ではありません。働き方そのものの進化です。

• 通勤ラッシュの電車に揺られながら「会社に行かないと仕事ができない」ストレスからの解放
• 「サーバーが落ちた！」という緊急事態での休日出勤からの解放
• 「どのファイルが最新版？」という無駄な確認作業からの解放
• 「会議のために2時間かけて移動」という非効率からの解放

これらすべてを実現できるのがGoogle Workspaceです。

「うちの会社にも導入できるか相談してみたい」「具体的な費用を知りたい」「実際の画面を見てみたい」といったご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

あなたの会社の働き方改革を、私たちがしっかりとサポートいたします。

ツール導入～定着までしっかりサポート！「ITよろず相談サービス」

チョイデジのITよろず相談サービスは、日常のITに関する困りごとや、システム変更等の相談に関する相談窓口をワンストップで提供するサービスです。顧問税理士や社労士に相談する感覚でご活用いただけます。

Google Workspaceのご契約手続き・初期設定はもちろん、以下のサポートもご提供します。

• ユーザー権限設定の最適化
• 社員向け研修・操作説明
• セキュリティ設定の最適化

月額定額制だから安心

• ライトプラン：月額20,000円（問い合わせ制限人数3名まで）
• スタンダードプラン：月額50,000円（問い合わせ制限人数5名まで）
• アドバンスプラン：月額80,000円（問い合わせ制限人数5名まで）

お客様の支援ニーズに応じて、ライトプラン、スタンダードプラン、アドバンスプランを設けております。どのプランもメール・チャット・電話でいつでも相談可能。スタンダード・アドバンスプランでは定例ミーティングや一定時間の対応工数も含まれています。「ちょっとした疑問」から「本格的なシステム改善」まで、専任スタッフがワンストップでサポートいたします。

詳しくはお気軽にご相談ください。

他のツールと比較検討したい…そんな方には「クラウド導入支援サービス」

「Google Workspaceは良さそうだけど、他にも業務改善できるツールがありそう…」「でも何千とあるクラウドサービスから何を選べばいいのか分からない」

そんな方におすすめなのが、私たちのクラウド導入支援サービスです。

膨大な選択肢から「あなたの会社に最適なツール」を厳選

世の中には数千以上のクラウドサービスが存在していますが、私たちは客観的な視点で独自評価した50個の厳選クラウドサービスの中から、あなたの会社に最適なツールをご提案します。

サービス内容に含まれるもの

• ITに関する各種相談・質問受付（無制限）
• 各種システムの導入・保守サポート（月2時間〜対応）
• ベンダーとの打合せ同席
• 既存・新規システムに関する相談全般

まずは無料の導入相談から始めてみませんか？あなたの会社の現在の課題をお聞かせください。最適な導入プランをご提案いたします。