Google Workspaceは「Gmailの仕事版」ではなく、会社の働き方を変える基盤

【この記事のポイント】Google Workspaceの導入でココが変わる！

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「Google Workspace（グーグル ワークスペース）って、要するにGmailの仕事向けバージョンでしょ？」
そう思われている方も多いかもしれません。しかし、その実態は単なるメールツールではなく、「会社の仕事のやり方そのものをアップデートする基盤」です。

これまで自社専用のサーバー（オンプレミス）を大切に運用されてきた企業様ほど、その違いに驚かれるはずです。今回は、GWSがもたらす「3つの革新的価値」を、分かりやすくお伝えします。

1. 情報の置き場所が、「個人」から「組織」へ

これまでの仕事は、自分のパソコンや、社内サーバーという「鍵のかかった引き出し」に書類をしまっている状態でした。誰かに書類を見せるには、メール送付するしかありませんでした。

GWSを導入すると、仕事の場は「いつでもどこからでもアクセスできる、大きな広場」に変わります。

何がすごいの？

会社に行かなくても、自宅や外出先から、まるで自分のデスクにいるかのように書類を確認できます。

オンプレミスとの違い

重たいサーバーのメンテナンスや、VPN（専用回線）の接続トラブルに悩まされる必要がなくなります。

2. 他の人の作業を待たずに「同時作業が可能」に

これまでは、1つの資料を作る際、「Aさんが作って保存し、Bさんが修正して保存し、またAさんが開いて修正する……」というやり取りが必要でした。これでは、相手の作業を待つ間が勿体ないです。

時には「(コピー)」「_v1」「_v1.1」…など、同じ内容のファイルが沢山作成されることもありました。

GWSの世界では、「ファイルを全員で囲んで同時に書き込む」ような働き方が可能です。

何がすごいの？

会議をしながら、その場で全員が議事録に書き込む。上司が修正している横で、部下が続きを執筆する。この「同時進行」により、これまで1週間かかっていた資料作成が、わずか1時間に短縮されることも珍しくありません。

3. セキュリティが、「個人の注意」から「仕組み」に変わる

社内サーバーの運用で一番怖いのは、故障や災害によるデータ消失、そしてウイルス感染ではないでしょうか。自社で最新の防御を固め続けるのは、コスト的にも技術的にも限界があります。

GWSを導入することは、「自社の貴重品を、世界最高峰の警備員が24時間守っている巨大な金庫に預ける」ようなものです。

何がすごいの？

世界中のサイバー攻撃を監視しているGoogleの技術が、あなたの会社を守ります。パソコンをどこかに置き忘れても、遠隔でデータを消去できるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

4.オンプレミスとクラウド、何が違う？

自社でサーバーを持つこと（オンプレミス）とGoogle Workspace（クラウド）の違い。それはコストだけでなく、「トラブルが起きた際、誰が・どこまで責任を負うか」というリスク管理の観点で決定的な差が出ます。

※具体的な導入費用や月額料金のシミュレーションなどコストについては、こちらのページをご参照ください。

「物理的なトラブル」から解放される

• オンプレミス（自社運用）
  サーバーは「精密機械」です。夏場のエアコン故障による熱暴走、停電、地震による転倒や盗難など、物理的なリスクに常にさらされています。もし夜中や休日にサーバーが止まれば、兼務で忙しいあなたに「今すぐ会社に来てくれ」と電話がかかってくるかもしれません。
• Google Workspace
  データは世界中に分散されたGoogleのデータセンターに保管されています。万が一、自社ビルが停電になっても、社員はカフェや自宅から仕事を継続できます。「サーバー室の温度」や「電源の心配」を管理者がする必要は一切ありません。

「バックアップとアップデート」の呪縛から解放される

• オンプレミス
  オンプレミスサーバーでは、「バックアップは正常に取れているか？」「OSのセキュリティパッチは当たっているか？」等を常に気にかける必要があります。数年おきにやってくるハードウェアの寿命（リプレース）には、膨大な時間と労力をかけて移行作業を行う必要があります。
• Google Workspace
  アップデートはGoogle側で自動的に行われます。昨日までなかった便利な新機能が、朝起きたら追加されていることも珍しくありません。管理者は「古いシステムを維持する作業」ではなく、「どう使いこなすか」という前向きな業務に集中できます。

5.「道具」を変えれば、「働き方」が変わる

Google Workspace（GWS）は、単に「PC作業が少し便利になる」だけのツールではありません。

これまでの働き方を振り返ってみてください。
「あの資料、どこに保存したっけ？」と過去のメールを何分もさかのぼったり、担当者が休みで必要なファイルが見つからず作業が止まってしまったり……。あるいは、社外にいるメンバーと連絡がつかず、たった一つの確認のために帰社を待つ。そんな見えない壁に、私たちは毎日少しずつ時間を奪われてきました。

GWSは、こうした「情報の壁」を根本から取り払い、社員同士の連携を魔法のようにスムーズにします。さらに、強固なセキュリティで会社を守る力も兼ね備えている。いわば、クラウド上に構築された「デジタル時代の新しいオフィス」そのものです。

「うちの会社にはまだ早い」「今のままでもなんとかなっている」。 そう感じることもあるかもしれません。しかし、「なんとかなっている」の裏側には、社員の小さなストレスや、本来ならもっと短縮できたはずの膨大な時間が隠れています。

今のやり方に違和感を覚えた「今」こそ、働き方をアップデートする最高のタイミングです。 重い扉を開けるように、まずは道具を変えてみる。その一歩が、チームの可能性を想像以上に広げてくれるはずです。

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