こんにちは、チョイデジ株式会社です！

チョイデジ株式会社は「ちょっとずつ、ちょうどいいデジタル化。」をコンセプトに、企業のIT活用・DXの支援を行っています。 これまで基礎編として、Google Workspace（グーグル ワークスペース）の便利な機能や革新的な価値についてお伝えしてきました。今回は、「【業界別事例編】サービス業のGoogle Workspace活用成功事例」をお届けします。

基礎編でお伝えした機能が、実際の現場でどのように働き方を変えるのか。飲食店や小売店、サロンなど、多店舗展開を行う「サービス業」のリアルな活用事例を見ていきましょう！

店舗と本部の「見えない壁」に悩んでいませんか？

複数のお店を展開しているサービス業の現場では、本部と店舗、あるいは店舗とスタッフの間で、以下のような課題をよく耳にします。

【サービス業の現場でよくある困りごと】

• 情報共有のタイムラグ：本部からのキャンペーン告知やマニュアル変更が全スタッフ（アルバイト含む）に伝わりきらない。そのため、接客にバラつきが出る。
• 電話とFAXの嵐：店舗からの売上報告や備品の発注、本部への問い合わせが電話やFAXに依存している。店長も本部スタッフも事務作業に追われている。
• シフト作成と集計の負担：スタッフから紙やLINEで集めた希望シフトを、店長がエクセルに手入力して調整。毎月膨大な時間がかかっている。

お客様と直接接するサービス業にとって、事務作業に取られる時間は「接客や店舗改善のチャンスロス」に直結します。これらの課題を、Google Workspaceはどう解決するのでしょうか。

事例① Google ドライブで「マニュアル・販促物」を常に最新・ペーパーレスに

【Before】
これまでは紙に印刷された分厚い接客マニュアルをバックヤードのバインダーに保管。新メニューやキャンペーンのたびに本部から紙の郵送・FAXで店舗に共有。店長が差し替える手間が発生していました。その結果、店舗によっては古い情報のまま接客してしまうミスが起きていました。

【Google Workspace導入後】
店舗に配置したタブレットやPCから、いつでもGoogle ドライブにアクセスできる環境を構築しました。 これにより、マニュアルや商品情報はすべてクラウド上に保存されます。そのため、本部がデータを更新すれば、全店舗で一瞬にして最新版が共有されます。さらに、文字だけでは伝わりにくい「新しい接客の動き」や「調理手順」をスマートフォンで動画撮影し、ドライブに保存し共有しました。これにより新人アルバイトの教育スピードが劇的に向上しました。

事例② Google チャット ＆ Meet で「店舗と本部をリアルタイムに繋ぐ」

【Before】
店舗のディスプレイ（陳列）の報告や、お客様からのクレーム共有は、テキストのメールや電話で行っていました。そのため、「棚の右から3番目が…」と口頭で伝えても、状況が正確に伝わりません。その結果、本部担当者がわざわざ店舗を巡回して確認する手間が発生していました。

【Google Workspace導入後】
エリア別や店長同士のGoogle チャット（スペース）を導入。 「本日の陳列完了しました！」「この備品が壊れたので手配お願いします。」と、スマホで撮影した写真をチャットに送る。それだけで、本部の担当者へ一瞬で状況が伝わります。さらに、良いディスプレイの事例を他店舗へ横展開するのも簡単です。

また、月に一度集まっていた店長会議をGoogle Meetでのオンライン会議に変更。その結果、店長が店舗を離れる移動時間がなくなりました。そして、交通費の削減と店舗運営の安定化に繋がりました。

事例③ Google フォーム ＆ スプレッドシートで「日報・シフト回収」をスマホ完結

【Before】
営業終了後、疲れた体で手書きの日報を作成。さらに、手書きした書類を本部にFAX。また、アルバイトのシフト希望を紙で提出。さらに、店長がバックヤードのパソコンでエクセルに打ち直して調整する。そういったアナログな作業が残っていました。

【Google Workspace導入後】
日報やシフト希望の提出を、すべてGoogle フォームでデジタル化しました。 スタッフは自分のスマートフォンから、通勤電車の中や休憩時間にポチポチと入力して送信するだけ。送信されたデータは自動的にGoogle スプレッドシートに一覧で集計されます。そのため、店長の「転記作業」は完全に消滅しました。

クレーム報告や備品発注もフォーム化。これにより、本部は全店舗の状況をLooker Studioなどでリアルタイムなデータとして把握できるようになりました。

まとめ―事務作業を減らし、本来の「おもてなし」に注力する

今回ご紹介した事例は、特別なシステムを開発したわけではありません。すべて「Google Workspaceの基本機能」を現場の運用にうまく落とし込んだものです。

「アルバイトスタッフに新しいITツールを導入して定着するだろうか…」と心配されるかもしれません。しかし、若いアルバイトスタッフにとって、スマホでのチャットやフォーム入力は日常的な動作です。そのため、紙やFAXを使うよりもずっと早く、スムーズに浸透するケースがほとんどです。

ITの力でバックヤードの事務作業を極限まで減らし、スタッフがお客様のほうを向く「接客・おもてなし」の時間を増やす。それこそが、サービス業におけるクラウド活用の最大のメリットです。

「うちの店舗でもこんな使い方はできる？」「具体的な導入ステップを知りたい」などのご相談、ご要望も承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください。あなたの会社のDXを、私たちがしっかりとサポートいたします。

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お客様の支援ニーズに応じて、ライトプラン、スタンダードプラン、アドバンスプランを設けております。どのプランもメール・チャット・電話でいつでも相談可能。スタンダード・アドバンスプランでは定例ミーティングや一定時間の対応工数も含まれています。「ちょっとした疑問」から「本格的なシステム改善」まで、専任スタッフがワンストップでサポートいたします。

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