<目次>

• ペーパーレス化による労働生産性の向上を目指す
• 1. ステップ1　無駄な業務の特定
  2. ステップ2　書類の電子化で業務時間を半減
  3. ステップ3　アウトソーシングの検討
     
• ペーパーレス化・アウトソーシングのお悩みはチョイデジへ

ぺーパーレス化による労働生産性の向上を目指す

新型コロナウイルスの世界的な流行により、ビジネス環境は急速に変化しました。企業は働き方を見直し、オフィスからリモートワークへの移行が急増しました。この変化に伴い、業務のペーパーレス化が注目を集め、アフターコロナ時代のキーワードとして浮上しています。近年デジタル化が進み、身近になってきたペーパーレス化ですが、今回はどのように進め、どのような効果が出るのかまとめていきたいと思います。

ペーパーレス化によるメリットは何点かありますが、大きなものとしては労働生産性の向上が挙げられます。

ペーパーレス化と労働力に何の関係があるの？と考える方も少なくないかもしれません。

ペーパーレス化を進めることによって、紙を印刷したり整理する手間を省くことができます。それにより、手間を省いた時間分、社員一人ひとりがそれぞれの業務に集中することができるため、生産性の向上にもつながります。

また、仕事に柔軟性を持たせることができるようになります。システムを使って業務ができるようになれば、オフィスに来なくてもよくなるので、出社による移動時間を削減できたり、自社の社員以外に仕事をお願いすることもできるようになります。

次に、生産性向上に向けたステップを3ステップで見ていきましょう。

「労働生産性」は、労働集約や長時間労働で上昇できるものではなく、質的なアプローチが必要、と言われています。総人口の約30%もの人が65歳以上の高齢者となる2025年を前にして、企業の私たちに今からできることはどんなことでしょうか。順番を追って具体的に見ていきましょう。

1. ステップ1　無駄な業務の特定

   1. 最初に、日常業務を見直し、不要な作業を特定しましょう。手作業や紙を使用する煩雑な事務作業をピックアップし、リスト化します。業務を可視化することは、次の段階でデータを電子化したり、クラウドサービスに移行したりするための下準備となります。
      
      

2. ステップ2　書類の電子化で業務時間を半減

   1. 次に取り組むべきことは、紙の書類を電子化し、デジタルで共有することです。行政の例ですが、総務省は、行政機関が管理書類を電子化することで、年間延べ1万時間の業務時間を削減できると試算しています。企業においても、ビジネス書類の電子化により、1社あたりの業務時間が半減すると算出されています。タイムスタンプやeシールなどの公的認定制度を導入しながら、電子書類を積極的に活用していきましょう。

      
      

3. ステップ3　アウトソーシングの検討

   1. アウトソーシングは、専門業者に業務を委託する選択肢です。会計事務所や社労士事務所に依頼することもアウトソーシングの一形態です。アウトソーシングを依頼する理由として、自社で対応するには業務が専門的で難しい / 効率が悪い点、社内で人手が不足している点、あるいはその両方の理由から選ばれることがあります。会計や人事労務の業務では、社内で業務の専門家を育てるには多大な時間とコストがかかります。
      
      

将来的に人手不足が予想される状況において、アウトソーシングは有効な解決策となります。特に、社内で対応できる業務でも、アウトソーシング可能な仕事は外部に委託することで、社内の人員を有効活用できます。

アウトソーシングと聞くと高コストなイメージを持つかもしれません。しかし、最近では、特定の業務領域に特化した効率的なシステムを構築し、専門性を持つプロフェッショナルが多くの業務を効率よく受け持つようなサービスも登場し始めており、そういった会社は低料金で多くの仕事を受けられるため、コストが比較的抑えられています。

個々の社員を一人前に育てるための時間やコストをかける時代は過去のものであり、スキルを持つ専門家に業務を委託する時代に移行しています。

その前段として、近年普及しているクラウドサービスを導入しながら、業務のデジタル化・ペーパーレス化を行うことで、自社の社員以外に、紙媒体を介さず効率よく仕事をお願いできる選択肢を手に入れる事ができるようになります。

アウトソーシングにより、自社のコア業務の生産性向上と大幅な経費削減を実現でき、アウトソーシング費用を十分に補うことができます。社内の浮いた工数を、今まで取り組めていなかった業務、新しい事業に充てることで、ビジネスの継続的な成長に繋がります。アウトソーシングは人手不足を克服するだけでなく、自社の新たなビジネスチャンスと更なる利益生み出す可能性を秘めた選択肢です。

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