宮城県・仙台の印刷会社。特殊印刷の技術を強みに、オリジナル商品の企画・製造販売を手掛けている。受注から請求、製造、出荷に至る工程の多くを手計算・手作業で行っており、注文が増えるほど確認や転記の負担が増す状態に。リスク低減と業務効率化を目指し、kintoneによる販売管理のデジタル化に取り組むことに。

概要

  • 宮城県・仙台の印刷会社
  • 特殊印刷を強みにオリジナル商品の企画・製造販売を展開

サポート内容

商品ごとの単価表がなく、注文数量による単価の変動を手計算で算出。LINEで受け付けた注文を作業指示書・出荷伝票に手作業で転記しており、伝達誤りや転記ミスのリスクを抱えていた。kintoneで顧客・注文・在庫を一元管理する仕組みを構築し、単価の自動計算、画像つき帳票・製造指示書の発行、送り状発行用CSVの出力までを実現。受注内容を一度登録すれば、生産管理、出荷、請求までがデータ繋がる仕組を整えた。

成果

  • 受注から出荷までの情報の一元管理
  • 単価計算・帳票発行の自動化
  • 製造指示の伝達誤りリスクの低減
  • 送り状作成の転記ミス防止
  • 製造状況・注文状況の見える化

作業スケジュール

お客さまの声

紙とLINE頼みだった業務をデータで可視化

注文や製造の状況がひと目で分かるように

これまで注文のやり取りはLINE、請求は別のツールと情報が分かれ、製造予定は人手で管理していました。kintoneに情報がまとまったことで、注文や製造、発送の状況や在庫がシステムで可視化できるようになったのが一番の変化です。先の見通しが立てやすくなり、確認や転記の手間も減りました。稼働後も、こちらの要望に合わせて項目や機能を追加してもらえるので、安心して使い続けられています。今後も自分たちに合う形に育てていきたいです。

Q. プロジェクトを進める上で、何を大切にしていましたか？

お客様とのやり取りはLINEが中心で、これはお客様にとっても使いやすい形なので変えたくありませんでした。大切にしたのは、お客様との接点はそのままに、社内の裏側はシステムで効率化すること。そして、入力の手間が多いと結局使われなくなるので、注文を一度登録すれば済むシンプルな仕組みにすることです。また、製造現場が見る帳票にデザイン画像を付ける（文字だけの指示書ではどの商品をどう作るかが伝わりにくいため）といった細かい要望にも的確に応えてもらいました。

Q. 本取組の前後で、社内になにか変化はありましたか？

以前は注文内容や納期の確認、単価の計算、送り状への転記など、細かな手作業が積み重なっていました。今は注文を一度登録すれば、単価計算から帳票発行、製造指示、送り状用のデータ出力まで繋がるので、ミスや漏れの心配が減りました。日々の製造本数や注文の状況もカレンダーやガントチャートで見えるようになり、データをもとに段取りを組めるるようになり、お客様への納期回答が早くなったのも変化の一つです。

チョイデジから

業務をシステム化したことで、これまでデータ入力・転記・確認に費やしていた工数をお客様対応やものづくりに充てられるようになり、注文・製造・発送の状況はいつでもkintone上で分かるようになりました。受注から製造・出荷・請求までを一つの流れとしてデータでつなぐ「業務の清流化」の考え方は、印刷業に限らず、製造業全般にも応用できます。同じ悩みをお持ちの方は、お気軽にご相談ください。