東北でオフィスビルの賃貸・管理を手掛ける企業。テナント契約や近隣ビル・オーナーの情報を紙やExcelで管理しており、契約更新時期の早期把握や、担当者に依存した情報管理が課題となっていた。契約管理と不動産情報のデータベース化を目指し、kintoneの導入に取り組むことに。

概要

  • 東北で半世紀以上の歴史を持つ企業
  • オフィスビルの賃貸・管理を手掛ける

サポート内容

テナント契約や近隣ビル・オーナー情報を紙やExcelで管理していたため、契約更新時期の早期検知や、担当者に依存した顧客管理が課題に。柔軟性・拡張性の高いサイボウズ社のkintoneを選定し、テナント契約管理とビル情報管理のアプリを構築。周辺エリアのビル情報のデータ化も支援し、物件情報を地図上で確認できる仕組（Google Maps API）を整えた。

成果

  • テナント契約情報の一元管理
  • 契約更新の早期検知による機会損失の軽減
  • ビル・オーナー情報のデータベース化
  • 紙・Excel業務のデジタル化

作業スケジュール

お客さまの声

業務の整理から始まる、迷わないデジタル化

契約管理の不安解消から、データ活用の一歩へ

テナント企業の契約更新や営業は紙の資料・Excelと担当者の記憶が頼りで、漏れがないか常に不安がありました。チョイデジさんは業務の整理から始めてくれて、定例会議で進捗や課題を見える化しながら進めてくれたので、ITに詳しくない私たちでも迷わず取り組めました。kintone構築の際には、実物のアプリを見ながらコメントする進め方で、システムの完成イメージを持てたのも良かったです。kintoneで契約情報を一元管理できるようになり、更新漏れや情報共有不足の不安が解消。ビルやオーナーの情報も地図で確認できるようになったので、今後は営業活動への活用も進めていきたいです。

Q. プロジェクトを進める上で、何を大切にしていましたか？

まずは一番困っていた契約管理から始めることを意識していました。一度にすべてをデジタル化するのではなく、影響の大きい業務から優先順位をつけて進めるやり方をチョイデジさんが提案してくれたので、無理なく取り組めました。隔週の定例会議では、タスクの進捗だけでなく疑問点や課題もその場で相談して決められたので、途中で止まることなく進められました。小さく始めて確実に使えるようにする、という進め方が自分たちに合っていたと思います。

Q. 本取組の前後で、社内になにか変化はありましたか？

以前は契約書類が紙やExcelでばらばらに管理されており、確認のたびに探す手間がありました。kintone導入後は契約情報が一つにまとまり、更新時期も一目で分かるようになりました。近隣のビルやオーナーの情報もデータベース化されたので、担当者に聞かないと分からなかった情報を誰でも確認できるように。今後は蓄積したデータを新規の営業活動にも活かしていきたいと考えています。

チョイデジから

これまで紙・Excelと担当者の頭の中にあったテナント契約と周辺ビル情報を、kintone上に集約しました。次のステップとして、蓄積したビル・オーナー情報を新規営業に活かす取組も進んでいるようです。また、ITよろず相談サービスもご活用いただいており、IT業務の一部も担わせていただいております。契約情報や物件情報の管理に同じような悩みをお持ちの不動産会社様は多くいらっしゃると思います。同じお悩みをお持ちの方はお気軽にご相談ください。