「Excelでの情報管理がもう限界...」「もっと楽に仕事を進めたい！」そんな悩みを抱えている皆さん、お疲れさまです。そこで今回は、プログラミングが分からなくても簡単に業務システムが作れるkintone（キントーン）について、分かりやすく解説していきます。

kintone（キントーン）とは？

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。簡単に言うと、「プログラミングの知識がなくても、マウス操作だけで便利なシステムが作れるツール」です。

kintoneの3つの特長

1. Excelのような操作感で使いやすい

  • 普段使っているExcelと同じような感覚で操作できる
  • 難しいコードを書く必要は一切なし
  • ドラッグ&ドロップで直感的にシステム構築

2. 豊富な標準機能

  • データベース機能、コミュニケーション機能、ワークフロー機能が統合
  • グラフ作成、リマインダー通知など、業務に必要な機能が最初から搭載
  • 200種類以上のテンプレートがあるから、すぐに使い始められる

3. 柔軟なカスタマイズが可能

  • 業務の変化に合わせて、項目の追加・削除が簡単
  • API連携により外部システムとの連携も可能
  • プラグインで必要な機能をどんどん拡張できる

kintoneでできること

1. Excelのパワーアップ版としての活用

Excelでこんな困りごと、ありませんか？

  • 表記揺れが発生し、データの整合性が保てない
  • 複数人での同時編集ができない

kintoneなら、これらの問題を全て解決！

  • クラウド上でデータを共有し、複数人による同時編集、リアルタイム共有が可能
  • 入力文字統制やルックアップ機能による表記揺れの防止

2. チーム内のコミュニケーション円滑化

情報共有とコミュニケーションが効率的に

  • レコードコメント機能：データに紐づいたコメントスレッドで、メンバー間の質問や相談が可能
  • 通知機能：特定の項目の編集を条件に通知を飛ばせるので、重要な更新を見逃さない
  • @メンション機能：特定の人に直接通知を送信

3. 申請・承認業務の電子化

面倒な申請作業を自動化

  • 経費精算、休暇申請、稟議申請などのワークフローを簡単に構築
  • 承認ルートの分岐設定可能
  • 「自分が担当の一覧」が自動で作成され、構築が簡単
  • 承認履歴の自動記録
  • 自分に回ってきた申請をメール通知で受け取り見逃さない

kintoneの基本的な使い方

ステップ1：アプリの作成

kintoneでは「アプリ」という単位で業務システムを作成します。アプリの作成方法は複数ありますが、今回は特に簡単な3つの方法をご紹介します。

1. テンプレートから作成

  • 200種類以上のテンプレートから選択
  • 業種・業務別に最適化されたテンプレートが利用可能
  • 「顧客管理」「日報」「案件管理」など、よく使うものが揃っている

2. Excelファイルから作成

  • 既存のExcelファイルを読み込むだけで自動的にアプリを作成
  • データも同時に取り込まれるため、移行がスムーズ
  • 列名がそのままフィールド名として設定される

3. 白紙から作成

  • 29種類のフィールドを自由に配置
  • 業務に完全に合わせたオリジナルアプリを構築
  • ドラッグ&ドロップの直感的な操作

ステップ2：フィールドの設定

アプリを作成したら、次に「フィールド」を設定します。なお、「フィールド」とは、「データの入力欄」のことです。

kintoneには29種類のフィールドが用意されています。ここでは一般的なアプリで主に使用されるフィールドをご紹介します。

主に使用するフィールド：

フィールド種類 用途 例
文字列（1行） 名前、メールアドレスなど 顧客名、商品名
文字列（複数行） 詳細な説明、コメントなど 案件詳細、備考
数値 金額、数量など 売上金額、在庫数
日付・日時 締切日、開始日など 契約日、納期
選択肢 ステータス、分類など 進捗状況、優先度
ユーザー選択 担当者、承認者など 営業担当、プロジェクトリーダー
添付ファイル 資料、画像など 契約書、商品画像

ステップ3：アプリの権限設定と公開

アプリを作成したら、誰がアクセスできるかを設定する必要があります。kintoneでは3つのレベルでアクセス権を設定できます。

アクセス権の設定手順

  1. アプリ設定画面から「アクセス権」タブを開く
  2. 対象者を追加：権限を与えるユーザー・組織・グループを選択
  3. 権限を設定：各対象者に対して具体的な操作権限をチェック
  4. 保存してアプリを更新：設定を反映させる
アクセス権の種類 設定範囲 用途例
アプリ アプリ全体 営業部のみが案件管理アプリを使用
レコード データ1件ごと 案件管理アプリの自分の担当案件の情報のみ編集可能
フィールド 項目ごと 従業員マスタアプリの給与額フィールドは人事部のみ閲覧可能

主な権限設定：レコード閲覧、レコード追加、レコード編集、レコード削除、CSV書き出しなどアクセス権を適切に設定することで、情報漏洩の防止と業務効率化を両立できます。
権限の設定が完了したら、「アプリを公開」をクリックし、社内にアプリを公開しましょう。

ステップ4：データの入力と管理

アプリを公開したら、まずは社内の皆さんに使用してもらいましょう。なお、アプリへのデータ入力の方法は複数あります。普段の利用は手動入力が主になりますが、他システムからの移行時にはCSVによる一括登録が便利です。

データ入力の方法

  1. 手動入力：フォーム画面から直接入力
  2. CSV一括登録：大量データを一度に取り込み
  3. API連携：外部システムからの自動連携

データの閲覧と管理

  1. 一覧画面：表形式でデータを一覧表示
  2. 詳細画面：1件のデータの詳細を確認・編集
  3. グラフ機能：データを視覚的に分析

便利な標準機能

kintoneはExcelのような見た目で使用できるデータベースツールですが、Excelにはない便利な標準機能が揃っています。ここでは、kintoneの代表的な機能をご紹介します。

1. ルックアップ機能

他のアプリからデータを参照・コピーする機能です。

活用例：

  • 顧客マスタから顧客情報を案件管理アプリに自動転記
  • 商品マスタから商品情報を見積アプリに自動転記

メリット：

  • 入力作業の削減
  • 表記ゆれの防止によるデータの整合性確保
  • 入力ミスの防止

2. プロセス管理機能

申請・承認のワークフローを視覚的に設計できます。

設定可能な機能：

  • 承認ルートの分岐
  • 条件による自動振り分け
  • 差し戻し・再申請機能
  • 承認期限の設定

3. リマインダー機能

特定の条件に基づいて自動的に通知を送信します。

活用例：

  • 契約更新日の1ヶ月前に通知
  • タスクの期限日当日に担当者へリマインド
  • 在庫が一定数以下になった場合にアラート

4. データ集計・グラフ機能

蓄積されたデータを様々な角度から分析できます。

利用可能なグラフ：

  • 棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ
  • 期間別集計、グループ別集計
  • 前年同期比較、推移分析

便利なプラグインで機能拡張

kintoneの標準機能をさらに強化できるプラグインが豊富に用意されています。400種類以上のプラグインから、業務に最適なものを選択できます。

おすすめの定番プラグイン

1. 帳票出力プラグイン

  • 見積書、請求書、契約書などのPDF出力
  • Excelでテンプレートを作成し、どの場所にどのフィールドの値を書き出すのか指定

2. 条件分岐プラグイン

  • 条件に応じたフィールドの出し分け
  • 他のフィールドの値を条件に文字を出力
  • ルックアップの初期値を埋め込み

3. 自動採番プラグイン

  • レコード番号にプラスした自動発番フィールドの追加
  • 複雑な採番ルールに対応（アルファベット＋数字、月毎に振り直しなど）

プラグインの導入方法

  1. プラグインの選択：kintone公式サイトまたはパートナー企業のサイトから選択
  2. ダウンロード：プラグインファイルをダウンロード
  3. インストール：kintone管理画面からプラグインをインストール（kintoneシステム管理権限が必要です）
  4. アプリへの適用：使用したいアプリの設定＞プラグインからプラグインを適用
  5. 設定：プラグインの詳細設定を行う

kintone導入のメリット

kintoneの導入には、大きく以下の３つのメリットがあります。

1. コスト削減効果

初期投資の削減

  • 高額なシステム開発費用が不要
  • サーバー構築・運用費用が不要
  • 専門技術者の雇用が不要

運用コストの削減

  • 月額利用料のみのシンプルな料金体系
  • kintoneのアップデートやメンテナンスはサイボウズが実施

2. 業務効率化

時間短縮効果

  • 情報共有スピードの向上
  • 承認プロセスの高速化

品質向上効果

  • 入力ミスの削減
  • データの整合性確保

3. 会社の成長に応じた調整のしやすさ

  • ユーザー数の柔軟な変更（最低10ユーザーから、追加は１ユーザー単位で可能）
  • 作成できるアプリ数の多さ（最低価格のライトプランでも200アプリまで作成可能）
  • 機能拡張の容易さ（各社がプラグインを提供。インストールして設定するだけで機能追加可能）

kintoneの構築代行は、チョイデジ株式会社におまかせ！

弊社では、kintoneのほか、JUST.DB、Google AppSheetなどの多種多様なノーコード・ローコードツールに対応しています。

お客様のご状況を伺って、専門家がベストなご提案をさせていただきます。まずはお気軽にお問い合わせください！

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チョイデジでkintoneを導入するメリット

①お客様にとって最適なツールの選定からお手伝いできます。

お客様の事業方針や実現したいこと、IT環境・予算制約等によって適したツールは異なります。
弊社ではkintoneのみを推奨するのではなく、多様なノーコード・ローコードツールの導入支援態勢を整えています。他のノーコード・ローコードツールとの比較検討もご支援可能です。

②業務整理や要件定義からお手伝い可能です。

ノーコード・ローコードツールは現場主導で手軽に業務改善を進められる反面、「何を作るべきか」を決める重要性は従来の開発と変わりません。DXの成否は設計で決まります。弊社では、ツール導入前に業務フローの整理や要件定義を丁寧に行うことで全体最適を実現し、システム導入の成果を最大化いたします。

③他システムとのAPI連携等の対応実績が豊富です。

ノーコードでは対応しきれない処理や、他システムとの連携等、自社人材では実装が難しい機能を部分的にお手伝いすることも可能です。kintoneから既存の基幹システムへ、シームレスなデータ連携を実現できます。

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